Hvis du er som folk flest, vil du bli flinkere til å planlegge tiden, enten på arbeid eller hjemme. Spørsmålet er, vet du hvor du skal begynne?
Med mindre du har en klar idé om hvor du er akkurat nå, kommer ingen veikartet til å hjelpe deg med å komme til din destinasjon. Det er hvorfor, før du kan tenke på å planlegge tiden godt, du trenger å analysere hvordan du bruker tiden din i dag.
La oss gå tilbake litt. Har du noen gang gjort uttalelser som dette?
"Jeg kommer i et minutt."
"Bare gi meg et par minutter å få kledd og fullføre frokost."
"Jeg er på vei; Jeg skal være der i to minutter."
Hvis du tenker på det, er alle det over uttalelsene sannsynligvis falske. Det er ingen måte de fleste folk vil få kledd og finish frokost i to minutter. Og det er vanligvis ganske usannsynlig å kommer fram til destinasjonen i et minutt eller to.
Ennå gjøre vi slike erklæringer regelmessig. Det er fordi vi ofte ikke innser hvor lenge vi faktisk ta for å fullføre enkelte oppgaver.
For å få et bedre grep på din tid bruksmønstre, prøve og anslå tiden du tar for følgende aktiviteter.
* Utarbeide et brev til en kunde
* Se gjennom en fil, og signerer det.
* Har en kopp kaffe
* Hold et møte for å orientere laget ditt
* Konferere med sjefen din
* Klargjøre en presentasjon til toppledelsen
* Føre et seminar
* Chatte med kolleger
* Lese e-post
* Svare på e-post
* Lese gjennom et brev på én side
Føl deg fri til å legge til listen ovenfor. Inkluder aktiviteter som du utfører regelmessig.
Har din tidsoverslag klar? Her er hva de skal gjøre.
Plukke ut de tre ganske tidkrevende aktivitetene du gjør gjentatte ganger. Få en stoppeklokke og tid selv når du gjør disse aktivitetene. Ta vare ikke for å prøve å øke hastigheten på de oppgavene mens du er timing dem. Bare fungere som vanlig.
Nå kan du sammenligne resultatene med beregningene. Overrasket? Fleste er, når de oppdager at gjør visse oppgaver tar mye lengre tid enn de trodde.
Forrige øvelse hadde ett mål - å overbevise deg at du trenger å ta noe effort og finne ut hvordan du faktisk bruker din tid.
Neste trinn er å opprettholde en kjører logg over alle dine aktiviteter og start- og sluttidspunktene for hver. Gjør dette for en hel uke. Ikke stopp og analysere prestasjonen i mellom.
Du kan få din sekretæren å hjelpe deg å gjøre dette. Men det fungerer like godt hvis du holde postene selv.
Det er ikke viktig å få din timing ned til mikrosekund! Bare skrive ned den omtrentlige start- og sluttidspunktene for hver aktivitet, inne føljetong ordre som du gjør dem. Målet er å få et øyeblikksbilde av hva du gjør og hvor lang tid det tar å gjøre dem.
På slutten av en hel arbeidsuke, sitte ned med loggene. Lag en liste over hver av oppgavene du gjør. Døyt ned mengder tid du tok for å gjøre dem, for hver dag i uken.
Hvilke er de gjentatte aktivitetene? Hvilke forbruker mest tid? Er aktivitetene som konsumerer den maksimale tiden også oppgavene som bidrar mest til ytelsen? Hvis ikke, er det noen måte du kan eliminere disse aktivitetene--kanskje ved å delegere dem?
Er du tar på arbeid som ikke er ditt til å være med? Hvis ja, kanskje trenger du å si nei oftere.
Ta deg tid til å tenke gjennom hva din logg avslører om dine arbeidsvaner - og om deg. Av gjør så, har du tatt et stort skritt mot å administrere din tid utmerket. Gjenta denne prosessen hver få måneder, og du vil få langt bedre resultater som andre som har begrepet tid ledelse er begrenset til å skrive en liste over gjøremål.
No comments:
Post a Comment